Prije samog unosa potrebno je, korištenjem modula Pregled, provjeriti nalaze li se već podatci o boravku/ugovoru/projektu (koje želimo unijeti) u bazi podataka, posebice ako ima više sudionika.

Sustav evidencije zamišljen je tako da se svaki boravak/ugovor/projekt nalazi u bazi podataka samo jednom. Iznimka je skupni boravak, za koji svaki sudionik unosi osobne podatke, vodeći pri tome računa da su ostali podatci jednaki onima već unesenima za taj boravak (čime se izbjegava višestruko evidentiranje istog posjeta).

Obrasci za unos sastoje se od određenog broja polja, od kojih većinu treba obvezatno popuniti. Polja se mogu popunjavati tako da se mišem klikne na unutrašnjost polja, te se preko tipkovnice unose podaci, ili kopiranjem podataka iz drugih korisničkih aplikacija (npr. MS Word) koristeći se opcijama Copy (Ctrl C)/Paste (Ctrl V). Pri unosu pojedinih podataka tekst nije ograničen veličinom polja na zaslonu računala. Ako je tekst dulji od veličine polja na zaslonu, dovoljno je samo nastaviti unos. Nije potrebno rabiti Enter na kraju reda, već samo na kraju odjeljka. Pritiskom na Provjera unos se ispisuje na ekranu, a eventualni neodgovarajući ili nepotpuni upisi označeni su u obrascu sa crvenom zvjezdicom (*). Nakon što su izvršene odgovarajuće nadopune i/ili korekcije, te ponovno provjeren cjelokupni upis, podaci se pohranjuju pritiskom na Upis u bazu podataka.

Molimo da izbjegavate pisanje velikim slovima, osim ako je riječ o kraticama ili poštivanju pravopisa jezika kojim se koristite.

Datum početka boravka vezan je uz pojedinu akademsku godinu; npr. za akademsku godinu 2003/04. moguć je samo unos datuma između 1.10.2003. i 30.9.2004. , ali pri tome nije moguće upisati neki budući datum. Datum početka nekog projekta ili ugovora nije ograničen na pojedinu akademsku godinu.

Podatci o indeksima (subscript) i eksponentima (superscript) unašaju se korištenjem konvencije "_" za indekse (npr. H_2O), i "^" za eksponente (npr. x^2). Za grčka slova koristi se "latinična transliteracija", npr. alpha, beta i sl.

U slučaju bilo kakvih sugestija vezanih za unos ili problema kod unosa obratite se elektroničkom poštom na renata.hranjec@unizg.hr ili telefonom 46 98 102 (R. Hranjec). Takoder nam dostavite svoje komentare, kritike, prijedloge za poboljšanje Evidencije međunarodne suradnje Sveučilišta u Zagrebu na mreži te nas upozorite na eventualne pogrješke ili nedosljednosti. Javite nam je li Vam ovakav koncept evidencije koristan, za što Vam sve mogu podaci koristiti te što Vam unutar Evidencije nedostaje da biste se mogli koristiti podatcima na bolji način.

Tehničke probleme ili poteškoće prijavite elektroničkom poštom na it-unizg@srce.hr. Molimo da probleme jasno opišete i navedete točno vrijeme kada su nastali, način na koji ostvarujete mrežni pristup, kojom se vrstom i verzijom web prebirnika koristite, IP broj ili ime kao i operacijski sustav računala na kojemu je unos rađen.